Les comptables font face à une pression croissante pour gérer leur charge de travail de manière plus efficace. Cependant, les tâches manuelles qui prennent beaucoup de temps, comme la saisie de données et la production de rapports, les empêchent de se consacrer à des tâches plus importantes, comme les rencontres avec la clientèle. Grâce aux outils d’automatisation, vous pouvez rationaliser les processus, minimiser les erreurs et, au bout du compte, gagner du temps. Considérez ces options d’automatisation pour optimiser vos activités et potentiellement augmenter vos profits. (Et pendant que vous y êtes, vérifiez si vous avez droit à un rabais pour comptables sur votre assurance.)

Siri, Alexa ou Google Assistant

Les assistants vocaux dotés d’intelligence artificielle (IA) offrent aux comptables des solutions de productivité mains libres. Bien que ces assistants virtuels n’effectuent que des tâches de base par de simples commandes vocales, comme l’établissement de rappels ou la planification d’événements au calendrier, ils peuvent le faire sans aucune interaction physique. 

Étant donné que ces outils sont intégrés automatiquement aux produits Apple, Google et Amazon, ils constituent des points d’entrée faciles si vous venez de découvrir les outils d’IA.

Claude

Claude est une plateforme d’assistance par l’IA spécialisée dans la recherche et l’analyse, ce qui peut être un outil précieux pour les comptables. Par exemple, vous pouvez vous servir de la plateforme pour extraire des renseignements clés de documents financiers ou générer rapidement une déclaration de revenus. Claude peut également être utilisé pour rédiger des communications à la clientèle, comme des courriels, des lettres ou des rapports, dans des termes faciles à comprendre.

Calendly

Alors que les grands cabinets comptables peuvent disposer d’une équipe administrative pour gérer les divers calendriers de leurs membres, les comptables indépendants travaillent souvent en solo. Calendly utilise des fonctionnalités alimentées par l’IA pour automatiser la prise de rendez-vous, permettant ainsi à la clientèle de réserver des plages horaires directement.

Il est possible de spécifier des périodes de disponibilité personnalisées et des périodes tampons entre les réunions. Le système s’intègre aux applications de calendrier populaires, dont Google Calendar et Outlook. Il envoie même automatiquement des courriels de confirmation et des rappels pour aider à réduire le nombre de gens qui ne se présentent pas à leur rendez-vous.

Manychat (en anglais seulement)

En tant qu’outil d’automatisation du clavardage, Manychat pourrait être utilisé par les comptables pour automatiser les conversations sur plusieurs plateformes de messagerie, notamment Facebook Messenger, Instagram et WhatsApp. 

Cette approche pourrait convenir aux comptables ayant une présence sur les médias sociaux et qui reçoivent fréquemment les mêmes questions pendant la saison des impôts. Il s’agit un peu d’une FAQ instantanée capable de générer une clientèle potentielle pour favoriser le développement de votre entreprise.

Antidote

Antidote est un logiciel d’aide à la rédaction qui peut améliorer considérablement votre communication avec vos collègues et la clientèle. L’outil possède un dictionnaire, un guide de grammaire et ponctuation et un correcteur qui vérifie autant la ponctuation que la conjugaison, les répétitions, et même l’inclusivité. Cela peut être particulièrement utile si vous vous rendez compte que vous utilisez trop de jargon technique.

L’application peut également fonctionner sur les navigateurs web et les applications de bureau, de sorte que vous aurez toujours un assistant pour votre rédaction, quelle que soit la plateforme que vous utilisez.

Expensify

Le suivi des dépenses est un défi courant pour tout propriétaire d’entreprise, sans parler des comptables, mais Expensify simplifie le processus. Grâce à la technologie de l’IA, Expensify peut extraire des renseignements, des dates et des montants directement à partir d’une photo de reçu. Cela réduira considérablement le temps passé à consigner vos dépenses.

Le programme gère non seulement les dépenses individuelles, mais aussi les dépenses d’équipe, ce qui facilite grandement la gestion des reçus. Le logiciel peut également générer des rapports de dépenses détaillés.

Otter.AI

Si vous rencontrez votre clientèle sur les plateformes Zoom, Microsoft Teams ou Google Meet, Otter.AI est un excellent outil, car il génère automatiquement des transcriptions pour vous. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez vous concentrer sur la réunion sans vous soucier de prendre des notes ou de manquer des détails importants.

De plus, le programme est efficace dans les situations en temps réel, comme les réunions ou les appels téléphoniques. Cela pourrait entraîner moins d’appels de suivi, car vous aurez tous les renseignements pertinents dans les transcriptions. Vous pouvez même lui demander de préparer un résumé de la réunion pour vous.

Wave Accounting (en anglais seulement)

Il peut sembler inhabituel de recommander un logiciel de comptabilité à un comptable, mais à mesure que les outils technologiques s’améliorent, vous pourriez ne pas être au courant de toutes les options qui s’offrent à vous. Grâce à Wave Accounting, vous avez accès à un logiciel conçu spécifiquement pour les propriétaires de petites entreprises. La plateforme combine des outils de facturation, de traitement des paiements et de tenue des comptes dans un seul tableau de bord.

Les fonctionnalités IA de Wave incluent une technologie de balayage des reçus qui extrait les renseignements pertinents des documents téléchargés, vous permettant d’utiliser cette application à des fins multiples. Bien que la version gratuite soit utile, l’abonnement mensuel offre plus de fonctionnalités.

Aiter.io

La plupart des comptables ne sont pas nécessairement spécialistes du marketing, mais Aiter.io peut vous aider, car la plateforme crée automatiquement des publicités, du contenu et des idées de stratégie avec une contribution minimale de l’utilisateur. Il suffit d’entrer l’URL de votre site web, et l’outil générera des idées de contenu adaptées à vos besoins spécifiques et à votre message.

Dernières réflexions

Dans l’environnement actuel où tout va très vite, en tant que comptable, vous devriez considérer les outils d’intelligence artificielle pour améliorer votre productivité. Une fois intégrés et adaptés à vos processus, vous réduirez le risque d’erreurs, libérerez du temps et augmenterez potentiellement vos profits sans sacrifier le temps passé en personne avec la clientèle.

Barry Choi est un expert en finances personnelles et en voyages à Toronto qui fait souvent des apparitions médiatiques. Son blogue intitulé Money We Have (en anglais seulement) est une des sources les plus fiables au Canada lorsqu’il est question d’argent et de voyage. À titre d’investisseur entièrement autodidacte et autonome sans formation officielle, il rend les finances faciles à comprendre pour les Canadiens. Ses spécialités incluent les finances personnelles, le budget des voyages, l’argent des milléniaux, les cartes de crédit et des destinations tendance.

Barry Choi est un porte-parole payé pour Sonnet.