Même si les industries de technologies logicielles sont parmi les mieux adaptées pour une transition de masse au télétravail, cela a amené plusieurs nouveaux défis de leadership pour les chefs d’équipe. Soucieux du bien-être et de l’efficacité des employés sous notre supervision, nous ressentons particulièrement l’incidence du télétravail sur le moral de chacun, ainsi que sur la cohésion de l’équipe. Heureusement, un levier important s’offre à nous: la communication.
Un super-pouvoir de leadership
La communication est une compétence clé pour un ingénieur. C’est ce qui permet à l'ingénieur débutant de se faire épauler dans son apprentissage, à l’intermédiaire de coordonner ses efforts et à l'ingénieur principal de faire la présentation du siècle qui justifiera les risques d’un grand saut technologique.
Pourtant, c’est une compétence qui se fait largement éclipser par les capacités techniques. Par conséquent, l'effet des lacunes en matière de communication de l’équipe, et du coaching individuel, se voit multiplié dans un contexte de télétravail. Non seulement les capacités internes, comme la gestion de tâches, en paient le prix, mais nous sommes mal équipés pour adresser les facteurs externes comme le moral.
De meilleures réunions s’il vous plaît !
Un nouveau phénomène est apparu depuis le télétravail prolongé : l’épuisement des réunions.
Bien que ce soit une réaction normale de vouloir compenser l’absence des milliers de petites interactions naturelles par des réunions, le bombardement de nos calendriers semble forcer les gens à passer plus de temps à parler de leurs intentions de travail qu’à les exécuter.
Il est donc important d’avoir de bonnes pratiques autour des réunions afin d’en retirer le plus de valeur possible. Voici quelques conseils qui m’ont bien servi :
Un pré-requis pour organiser une réunion devrait être de prendre le temps de mettre par écrit une explication claire et concise de l'objectif de la discussion et des étapes à suivre pour y arriver.
Si ces résultats peuvent être raisonnablement atteints par courriel ou clavardage, favorisez ces approches.
Tentez de restreindre votre liste d’invités aux gens qui peuvent faire avancer la discussion vers l'objectif établi. Les résumés et les enregistrements vidéo sont généralement suffisants pour les autres.
Incluez la description de l'objectif et des étapes dans votre invitation à la réunion. Cela donnera l’occasion aux participants de se préparer et de s’en tenir aux éléments pertinents.
Finissez toujours la réunion en résumant les conclusions et les prochaines étapes afin d'éviter de gaspiller l’effort investi et de fournir un sentiment d’accomplissement aux participants.
Il devrait être acceptable de refuser l’invitation à une réunion ou de quitter cette dernière quand la personne ne pense pas ajouter de la valeur. Cultivez une culture d’honnêteté et de souci d’efficacité.
Allons-nous dans la même direction?
La meilleure approche pour adresser l’épuisement des réunions, par contre, reste d’en réduire le besoin. Pour ça, il faut trouver des solutions pour garder les gens harmonisés sur les questions récurrentes : Que faisons-nous ? Pourquoi? Quand cela sera-t-il livré?
Nous sommes déjà bien familiers avec les méthodologies agiles et leurs outils de gestion de tâches pour assurer une bonne priorisation. Leur bonne utilisation devient encore plus importante lorsque nous ne pouvons plus nous fier sur les interactions près de la machine à café.
Par contre, les lacunes sont beaucoup plus ressenties au niveau de la communication de la direction globale. La formulation et la communication de la vision organisationnelle, de la mission d’équipe et de son parcours devrait être pratique commune pour chaque gestionnaire technique. Ces renseignements aident les membres de l’équipe à affronter l’amalgame de décisions liées à un livrable de façon cohérente. Dans un contexte de télétravail, ces reseignements devraient toujours être à jour et à portée de main sous forme de documents numériques.
Prendre le temps de se parler
Au-delà de l'harmonisation des objectifs de travail, les discussions informelles sont tout aussi importantes pour entretenir les relations, renforcer la culture de l’équipe et préserver le moral de chacun. En télétravail, il est plus rare qu’une discussion ait lieu en dehors des réunions prévues au calendrier. Les gestionnaires se doivent donc d’être plus proactifs pour instiguer ce genre d’interactions. Par exemple, la simple suggestion de se joindre à notre réunion de suivi matinale 15 minutes avant l'heure prévue pour discuter de tout et de rien a fait toute la différence au sentiment d’appartenance de mon équipe.
Chacun vit différemment la situation actuelle. Certains s’y plaisent énormément, mais la majorité vit des moments difficiles pour des raisons variées. C’est pourquoi il devient doublement important de prévoir des discussions récurrentes seul à seul avec chacun des employés. Généralement, je consacre une demi-heure par employé, toutes les trois semaines. Évidemment, les besoins de chaque équipe peuvent varier!
Une nouvelle approche s’impose quant aux nouvelles contraintes. Bien que la communication soit l’aspect flagrant du travail d’un gestionnaire qui puisse souffrir dans un contexte de télétravail, nous devons prendre le temps de remettre en question tous nos processus et nos objectifs. Cela nous permettra ainsi d’offrir un environnement de travail sain pour une équipe unifiée qui travaille vers des livrables réalistes.
Adam Blahuta est directeur du développement au sein de l’équipe Visual Scripting d’Unity Technologies, fabricant du moteur de développement 3D en temps réel de classe mondiale Unity. Diplômé en informatique de l’Université McGill, M. Adam travaille dans l’industrie du jeu vidéo depuis 12 ans et dirige notamment son propre studio.